كشف الحساب النهائي

عند انتهاء خدمة الموظف في الشركة، يتم تسوية جميع المستحقات، المقبوضات، والأصول المخصصة للموظف باستخدام كشف الحساب النهائي أو التسوية. هذا الكشف يعمل كقائمة مراجعة لضمان سير إجراءات الخروج بسلاسة مع تأثير محاسبي.

1. المتطلبات المسبقة

قبل إنشاء كشف الحساب النهائي، يجب أن يكون لديك موظف مسجل في النظام.

يتم إنشاء هذا المستند للموظف الذي استقال أو تم إنهاء خدمته. لذا من الضروري تحديد تاريخ الاستبعاد للموظف أيضًا.

2. كيفية إنشاء كشف الحساب النهائي

اذهب إلى:

دورة حياة الموظف > الخروج > كشف الحساب النهائي > جديد

1. اختر الموظف.
2. سيقوم النظام بسحب بعض المكونات والمستندات الموجودة في الحسابات المستحقة والمدفوعة:

• الحسابات المستحقة الدفع: قسيمة الراتب، مكافأة نهاية الخدمة، إخلاء العهد، المكافأة، صرف الرصيد المتبقي من الإجازات
• الحسابات المستحقة القبض: القرض، عهدة الموظف

3. الحالة الافتراضية لجميع هذه المكونات ستكون غير مسوية. يمكن للمستخدمين بعد ذلك اختيار المستند المناسب لكل عنصر (مثل إخلاءات العهد التي لم تُسوى بعد، المكافآت الإضافية، إلخ) وإزالة المكونات التي لا تتطلب تسوية.
4. يمكن للمستخدمين أيضًا إضافة مكوناتهم الخاصة أو مستندات مخصصة أخرى إلى هذه القائمة.
5. سيتم جلب المبلغ والحساب المستحق تلقائيًا إذا كان ذلك ممكنًا، وإلا يجب إدخاله يدويًا.

على سبيل المثال:

1. إذا تم اختيار مستند سلفة، يتم جلب حساب الدفع وتعيين المبلغ كـ إجمالي الدفعة - المبلغ المدفوع.
2. إذا تم اختيار عهدة الموظف، يتم تعيين الحساب كحساب دفع العهدة، والمبلغ كـ المبلغ المدفوع - (المبلغ المطالب به + المبلغ المرجع).
3. إذا تم اختيار إخلاء العهد، يتم تعيين الحساب كحساب مستحق الإخلاء، والمبلغ كـ المجموع الكلي - (المبلغ المعوض + مجموع العهد).
4. بالنسبة لمكافأة نهاية الخدمة، يتم جلب الحساب والمبلغ كما هو.

5. بالنسبة لقسيمة الراتب، يتم تعيين الحساب كحساب مستحقات الرواتب، ويتم جلب المبلغ من صافي الراتب.

6. بناءً على ذلك، سيتم حساب إجمالي المستحقات والمدفوعات.

7. يقوم النظام تلقائيًا بجلب الأصول المخصصة للموظف من الشركة (مثل: لابتوبات، هواتف، إلخ) من سجلات حركة الأصول الموجودة.
8. يجب إعادة هذه الأصول للشركة، أو يمكن اختيار استرداد قيمتها المالية بدلًا من إرجاعها.
9. الحالة الافتراضية ستكون قيد الانتظار. بعد مراجعة جميع المبالغ والحسابات، يمكن لقسم الموارد البشرية وضع علامة "تمت التسوية" لجميع المكونات في الحسابات المستحقة، المقبوضات، والأصول.

3. الخصائص

3.1 استرداد تكلفة الأصول

إذا تم تخصيص أصول للموظف (مثل لابتوب أو زي رسمي)، وفي بعض الحالات قد لا ترغب في استرجاع الأصول، بل استرداد قيمتها المالية للسماح للموظف بامتلاكها.

يمكن تعيين "الإجراء" كـ استرداد التكلفة (Recover Cost) مقابل هذه الأصول، وسيضاف إجمالي تكلفة الأصول للمبلغ الإجمالي المستحق القبض.

3.2 التسوية عن طريق قيد يومية

عند الإرسال، يظهر زر إنشاء قيد يومية (Create Journal Entry).

انقر على إنشاء مسير الراتب. هذا القيد يُسجل المدفوعات من الموظف والمدفوعات للموظف لتسوية الحساب.

سيتم ربط جميع الحسابات والمبالغ تلقائيًا بالقيد اليومية.

اختر الحساب النهائي إذا لم يكن مضافًا مسبقًا، ثم احفظ وأرسل المستند.

ستتغير حالة كشف الحساب النهائي إلى مدفوع (Paid).