عهد الموظفين
في بعض الأحيان يخرج الموظفون لأداء مهام الشركة وتقوم الشركة بدفع بعض المبالغ كمصروفات مقدمة لهم. في هذه الحالة، يمكن للموظف إنشاء نموذج عهدة الموظفين حيث يمكن تسجيل تفاصيل مثل سبب المصروف ومبلغ المصروف.
بمجرد إنشاء عهدة الموظفين من قبل الموظف، يمكن للموافق على المصروفات تقديم (Submit) سجل العهدة بعد التحقق. وبعد تقديم العهدة، يقوم المحاسب بصرف المبلغ وإنشاء سند الدفع (Payment Entry).
للوصول إلى عهدة الموظفين، اذهب إلى:
الموارد البشرية > إخلاء العهد > عهدة الموظفين
1. المتطلبات المسبقة
- الموظف
- القسم
- دليل الحسابات (Chart of Accounts)
2. كيفية إنشاء عهدة الموظفين
- اذهب إلى: عهدة الموظفين > جديد (New)
- اختر الموظف الذي تريد منح العهدة له
- أدخل سبب المصروف (Purpose) ومبلغ العهدة (Advance Amount)
- ضمن قسم المحاسبة، اختر طريقة الدفع (Mode of Payment). سيتم جلب حساب العهدة من الحساب الافتراضي Employee Advance Account للشركة
- احفظ المستند
ملاحظة: يمكن للموظف فقط حفظ العهدة ولكنه لا يستطيع تقديمها. يمكن فقط للموافق على المصروفات تقديم العهدة.
2.1 الحالات (Statuses)
هذه هي الحالات التي يتم تعيينها تلقائيًا للعهدة:
- مسودة (Draft): تم حفظ المستند ولكنه لم يُقدّم بعد
- مدفوعة (Paid): تم دفع العهدة للموظف وتم تقديم سند الدفع
- غير مدفوعة (Unpaid): لم يتم دفع العهدة بعد، ولم يتم إنشاء سند الدفع
- تم المطالبة بها (Claimed): بعد دفع العهدة، قام الموظف بالمطالبة بالمبلغ بالكامل عبر إخلاء العهد
- تم إرجاعها (Returned): بعد دفع العهدة، أعاد الموظف المبلغ بالكامل وتم إنشاء قيد الإرجاع عبر سند الدفع / قيد اليومية
- مطالب جزئيًا وأُرجع جزء منها (Partly Claimed and Returned): بعد دفع العهدة، طالب الموظف جزئيًا بالمبلغ وأعاد الباقي عبر سند الدفع / قيد اليومية
- ملغاة (Cancelled): تم إلغاء العهدة لأي سبب
3. الخصائص
3.1 تقديم العهدة (Employee Advance Submission)
يمكن لأي موظف إنشاء سجل عهدة الموظفين لكنه لا يستطيع تقديم المستند.
بعد حفظ العهدة، يجب على الموظف تعيين المستند للموافق على المصروفات. عند التعيين، سيستلم المستخدم الموافق إشعارًا عبر البريد الإلكتروني. ولأتمتة الإشعارات، يمكن إعداد تنبيه البريد الإلكتروني (Email Alert).
بعد التحقق، يمكن للموافق على المصروفات تقديم (Submit / قبول) نموذج العهدة أو رفض الطلب.
3.2 إنشاء سند الدفع (Payment Entry)
عهدة الموظفين عبر سند الدفع
بعد تقديم سجل عهدة الموظفين، سيتمكن مستخدم الحسابات من إنشاء سند دفع (Payment Entry) باستخدام زر "إنشاء (Create)".
سيظهر سند الدفع بالشكل التالي:
عهدة الموظفين عبر قيد اليومية (Journal Entry)
بدلاً من ذلك، يمكن إنشاء قيد يومية مقابل العهدة.
ملاحظة: تأكد من اختيار نوع الطرف (Party Type) كـ "موظف" ونوع المرجع (Reference Type) كـ "عهدة الموظفين".
تم دفع عهدة الموظفين
عند تقديم سند الدفع / القيد المحاسبي، سيتم تحديث المبلغ المدفوع وحالة السجل في عهدة الموظفين.
3.3 تعديل العهدة عند إخلاء العهد
عند مطالبة الموظف بالمصروف لاحقًا، يمكن جلب سجل العهدة في إخلاء العهد وربطه بسجل المطالبة.
3.4 إرجاع المبلغ (Return Amount)
عند دفع العهدة للموظف، هناك ثلاث حالات:
- المبلغ غير مستخدم
- تم استخدامه بالكامل
- تم استخدام جزء منه
قم بإنشاء العهدة، وأنشئ سند دفع للإشارة إلى أن المبلغ تم دفعه.
- إذا لم يُستخدم المبلغ، اضغط على زر إرجاع (Return) لإعادة المبلغ المدفوع
- إذا تم استخدام كل العهدة، سيظهر في حقل المبلغ المطالب به (Claimed Amount)
- إذا تم المطالبة بجزء فقط وأُرجع الباقي، سيتم عرض المبلغ المرجع في حقل المبلغ المرجع (Returned Amount)