إخلاء العهد

يتم إنشاء إخلاء العهد عندما يتحمل الموظفون نفقات من جيوبهم نيابة عن الشركة.

على سبيل المثال، إذا قام الموظف بأخذ عميل لتناول الغداء، يمكنه تقديم طلب استرداد هذه النفقات عبر نموذج إخلاء العهد.

للوصول إلى إخلاء العهد:

الموارد البشرية > إخلاءات العهد > إخلاء العهد

1. المتطلبات المسبقة

1. الموظف
2. القسم
3. دليل الحسابات (Chart of Accounts)

2. كيفية إنشاء إخلاء العهد

1. اذهب إلى: إخلاء العهد > جديد.
2. اختر اسم الموظف في حقل من الموظف.
3. اختر موافق النفقات.
4. أدخل تاريخ النفقات، نوع إخلاء العهد والمبلغ.
5. يمكن أيضًا إدخال الضرائب والرسوم الخاصة بالنفقات.
6. في تفاصيل المحاسبة، اختر الحساب المستحق الافتراضي للشركة.
7. حفظ وإرسال.

قم بتعيين معرف الموظف، التاريخ، قائمة النفقات والضرائب المقابلة التي سيتم المطالبة بها ثم اضغط على إرسال للسجل.

سير عمل إخلاء العهد

الموافقة على النفقات

يتم اختيار موافق إخلاء العهد من قِبل الموظف نفسه. يمكن للموظف الاختيار من قائمة المستخدمين المهيئين كموافقين على إخلاء العهد لقسمهم.

عند إنشاء إخلاء عهد جديد، إذا لم يكن لدى الموافق المحدد صلاحية الوصول إليه، يتم مشاركة المستند مع الموافق بصلاحية "الإرسال (submit)".

بعد حفظ إخلاء العهد، يجب على الموظف تعيين المستند للموافق. عند التعيين، سيتلقى المستخدم الموافق أيضًا تنبيهًا بالبريد الإلكتروني. ولأتمتة إرسال الإشعارات عبر البريد الإلكتروني، يمكن إعداد تنبيه بالبريد الإلكتروني (Email Alert).

يمكن لموافق إخلاء العهد تحديث المبالغ المعتمدة (Sanctioned Amounts) مقابل المبلغ المُطالب به من الموظف. عند الإرسال، يجب تعيين حالة الموافقة إلى تمت الموافقة (Approved) أو مرفوض (Rejected). إذا تمت الموافقة، يتم إرسال إخلاء العهد. إذا تم الرفض، يمكن إضافة تعليقات الموافق في قسم التعليقات لشرح سبب الموافقة أو الرفض.

تسجيل العهد

عند اعتماد العهد، يقوم النظام بتسجيل المصروف مقابل حساب المصروف وحساب الموظف.

يمكن للمستخدم عرض العهد غير المدفوعة باستخدام التقرير "العهد غير المطالب بها".

مسير الراتب لإخلاء العهدة

لإجراء مسير الراتب مقابل إخلاء العهدة، يجب على المستخدم النقر على إنشاء > مسير الراتب.

إخلاء العهد

حركة الراتب

ملاحظة: لا يجب جمع هذا المبلغ مع الراتب، لأن المبلغ سيصبح خاضعًا للضريبة على الموظف.

بدلاً من ذلك، يمكن عمل حركة راتب لموظف، وسيتم سحب جميع العهد المستحقة له.

المحاسبة > حركة الراتب > حركة راتب جديدة

حدد نوع الحركة "دفع"، نوع الطرف "موظف"، الطرف هو الموظف الذي سيتم دفع المبلغ له، والحساب الذي سيتم الدفع منه. سيتم سحب جميع العهد المستحقة ويمكن تخصيص مبالغ الدفع لكل عهدة.

الربط مع المهمة والمشروع

• لربط إخلاء العهد مع مهمة أو مشروع، قم بتحديد المهمة أو المشروع أثناء إنشاء إخلاء العهد.

سيؤدي ذلك إلى تحديث تكلفة المشروع بمبالغ إخلاء العهد.

.